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Cet équipement de réponse vocale interactive aide à gérer les appels grâce à des menus vocaux personnalisés qui permettent, entre autres, d'acheminer les appels vers la bonne personne sans intervention humaine.
La gestion des appels téléphoniques dans un établissement scolaire peut être une tâche fastidieuse, surtout si le volume est très élevé. Pour faciliter cette tâche, il est possible d'utiliser un système IVR (Interactive Voice Response), une solution de téléphonie qui permet aux appelants d'interagir avec le standard du centre via des menus vocaux : "appuyez sur 1 si vous voulez parler à la direction", "appuyez sur 2 pour parler à l'administration"... De cette manière, les appels entrants peuvent être distribués efficacement et directement au service souhaité, sans aucune intervention de sa part.
Mais ce n'est pas sa seule fonction. Il est également possible de les renvoyer vers des numéros externes, au cas où la personne responsable ne se trouverait pas dans le centre à ce moment-là, ou de diffuser des annonces vocales préalablement enregistrées, conçues pour fournir des réponses aux questions les plus fréquentes telles que les horaires, les événements, les tutoriels... En outre, un système SVI offre d'autres possibilités plus avancées, telles que l'enregistrement des appels, la création de messages dans 16 langues différentes ou la mise en place d'enquêtes automatiques pour vérifier le degré de satisfaction de la clientèle.
La mise en œuvre de ce type de technologie présente plusieurs avantages : un menu vocal interactif bien configuré oriente les clients en fonction de leurs besoins et évite les conversations inutiles. De même, il permet d'éviter d'encombrer le répondeur d'un grand nombre d'appels grâce aux différentes options présentes dans le menu. Il améliore également l'image professionnelle du centre en mettant à la disposition des clients un menu interactif immédiat qui montre la capacité à répondre à leur demande de manière simple, automatique et de qualité.
Pour mettre en place et utiliser ce type de technologie dans l'école, il n'est pas nécessaire de disposer d'une infrastructure physique, de spécialistes ou d'un logiciel distinct. La première étape consiste à souscrire à un plan de téléphonie tel que celui de Ringover et à créer un compte. Une fois connecté, on accède au panneau de contrôle du superviseur. Le centre y configure les heures d'ouverture de son SVI, selon qu'il fonctionne 24 heures sur 24 ou selon des horaires limités. Il peut également configurer le menu du SVI, qui permet de visualiser et de concevoir des flux d'appels simples et complexes pour obtenir le résultat souhaité. Enfin, il suffit d'enregistrer et de personnaliser les messages vocaux via un studio en ligne.
Une fois opérationnel, le centre peut accéder à un rapport sur les touches utilisées par ses clients afin d'affiner et de modifier le logiciel de son système SVI pour optimiser le processus. Par exemple, si une touche n'est jamais utilisée, il est possible de décider si elle doit être supprimée. De même, vous pouvez accéder à des statistiques détaillées sur les appels pour analyser la performance de chaque interaction : taux de réponse, durée moyenne de l'appel, temps de réponse moyen... et utiliser ces indicateurs pour améliorer la gestion de vos appels entrants.
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